I et almindeligt opgavesystem kan resultatet være: Opgave udført → fejl registreret → rapport gemt. Men hvad sker der så?
- Hvem får besked?
- Hvem opretter den næste opgave?
- Hvem vurderer konsekvensen?
- Hvem kontakter den relevante leverandør?
- Skal forsikringen orienteres?
- Er der behov for midlertidige sikkerhedsforanstaltninger?
- Og bliver hele processen dokumenteret?
Det er netop forskellen mellem at styre opgaver og at styre en sikkerhedsproces. NemDKV binder hele kæden sammen:
Rådgivning → kontrol → dokumentation → afvigelse → handling → beredskab → opfølgning.
7 områder, hvor NemDKV tilfører værdi til jeres opgavestyring
01 · Rådgiveren arbejder direkte i systemet
DKV-plan, bygningsgennemgang, brandrapport, kontrolpunkter, frekvenser og QR-koder kan etableres direkte i NemDKV. Det reducerer dobbeltarbejde og manuelle overleveringer.
Rådgivningen bliver operationel med det samme — i stedet for først at skulle oversættes og indtastes som opgaver bagefter.
02 · Logbogen opdaterer sig selv
Kontroller, service, billeder, afvigelser og historik samles automatisk på den enkelte bygning. Dokumentationen er dermed tilgængelig, når den skal bruges.
Dokumentationen følger bygningen og opdateres som en del af den daglige drift — også når eksterne udfører opgaven.
03 · Fejl bliver automatisk til handling
En fejl eller mangel kan oprette afledte opgaver og sende dem direkte til den rette medarbejder eller leverandør. Den person, der udfører kontrollen, behøver ikke kende hele den efterfølgende proces.
Fejlen bliver ikke bare registreret — den bliver sendt videre til den, der skal handle.
04 · Beredskabet kan aktiveres automatisk
Kritiske afvigelser kan igangsætte aftalte handlingsplaner og advisere de ansvarlige. Det kan eksempelvis være:
- Kontakt til forsikring
- Etablering af døgnvagt
- Midlertidige sikkerhedsforanstaltninger
- Andre på forhånd aftalte handlinger
Beredskabet bliver en aktiv proces — ikke et dokument, man skal finde frem, når det allerede brænder på.
05 · Eksterne dokumenterer direkte
Servicefirmaer og rådgivere kan dokumentere eftersyn og kontroller direkte i NemDKV uden tunge licens- og brugeropsætninger. Dermed har organisationen ikke kun styr på egne opgaver.
Man har også dokumentationen for det arbejde, andre udfører på bygningen.
06 · Information sendes automatisk
Ledelse, drift, rådgivere og andre relevante parter kan få de oplysninger, de skal bruge, på det rigtige tidspunkt. Ingen behøver manuelt at samle en rapport eller huske at sende en mail.
Den, der har behov for information og dokumentation, kan få den automatisk.
07 · Sporbarhed når det virkelig gælder
Tid, sted, udførende, registreringer, fejl, advisering og efterfølgende handling hænger sammen. Ved en større skade kan hele forløbet dokumenteres.
Det er her, man for alvor ser forskellen på at have registreret en opgave og at have dokumenteret en sikkerhedsproces.
Excel, SharePoint og traditionelle opgavesystemer kan meget
Og de kan være glimrende værktøjer til deres formål. Men brandsikkerhed er mere end en samling tilbagevendende opgaver.
Det afgørende er ikke, om man kan oprette en opgave og sætte en deadline. Det afgørende er, om man kan sikre, at:
- Rådgivning bliver til kontrol
- Kontrol bliver til dokumentation
- En fejl bliver til handling
- En kritisk afvigelse bliver til beredskab
- Og hele processen bliver fulgt til dørs
En specialiseret overbygning — ikke endnu et isoleret IT-system
NemDKV skal samtidig ikke være endnu et isoleret IT-system. Løsningen kan fungere som en specialiseret overbygning til kundens eksisterende opgavestyring og FM-system, så den almindelige drift fortsat håndteres i de systemer, organisationen allerede arbejder i.