Hvis det brænder i nat – hvad kunne I så have gjort anderledes?

Overskrifter, der giver anledning til eftertanke

Bag hver overskrift ligger mennesker, bygninger og i nogle tilfælde alvorlige personskader. Kunne alle, nogle få eller ingen af brandene være undgået? Det ved vi ikke.

Kunne konsekvenserne i enkelte tilfælde have været mindre, hvis en fejl var blevet opdaget tidligere, sendt automatisk videre til den rette person eller fulgt op på hurtigere? Det ved vi heller ikke.

Vi kender ikke de konkrete hændelsesforløb, og vi kender heller ikke den enkelte bygningsejers DKV-planer, risikovurderinger, dokumentation eller beredskab. Derfor siger vi heller ikke, at de pågældende bygningsejere ikke havde styr på deres ansvar.

Men overskrifterne bør få alle os andre til at stille os selv et vigtigt spørgsmål:

Hvis det brændte i en af vores bygninger i nat – hvad kunne vi så have gjort anderledes?

Hånden på hjertet – har I 100 % styr på det?

Ikke kun på, om de tilbagevendende kontrolopgaver står i kalenderen eller i et opgavestyringssystem. Men på hele sikkerhedsprocessen. Har I styr på:

• Bygningens aktuelle risikovurdering?
• DKV-planen og de kontroller, der konkret gælder?
• Hvem der har ansvaret for de enkelte kontroller?
• Dokumentationen fra egne medarbejdere og eksterne leverandører?
• Hvad der skal ske, når en kontrol finder en fejl eller mangel?
• Hvem der skal informeres?
• Hvem der skal reagere?
• Hvilke midlertidige foranstaltninger der eventuelt skal iværksættes?
• Beredskabs- og actionplaner?
• Dokumentationen for hele forløbet bagefter?

For brandsikkerhed handler ikke kun om at kunne sætte et flueben ved: "Opgaven er udført." Det afgørende spørgsmål er:

Er sikkerheden opretholdt – og bliver der handlet korrekt, når noget ikke er, som det skal være?

En fejl må ikke bare ende som en registrering

Forestil jer, at en medarbejder eller ekstern leverandør konstaterer en alvorlig fejl under en kontrol. I et almindeligt opgavesystem kan resultatet være:

Opgave udført → fejl registreret → rapport gemt.

Men hvad sker der så?

• Hvem får besked?
• Hvem opretter den næste opgave?
• Hvem vurderer konsekvensen?
• Hvem kontakter den relevante leverandør?
• Skal forsikringen orienteres?
• Er der behov for midlertidige sikkerhedsforanstaltninger?
• Og bliver hele processen dokumenteret?

Det er netop forskellen mellem at styre opgaver og at styre en sikkerhedsproces. NemDKV binder hele kæden sammen:

Rådgivning → kontrol → dokumentation → afvigelse → handling → beredskab → opfølgning.

7 områder, hvor NemDKV tilfører værdi til jeres opgavestyring

01 · Rådgiveren arbejder direkte i systemet

DKV-plan, bygningsgennemgang, brandrapport, kontrolpunkter, frekvenser og QR-koder kan etableres direkte i NemDKV. Det reducerer dobbeltarbejde og manuelle overleveringer.

Rådgivningen bliver operationel med det samme — i stedet for først at skulle oversættes og indtastes som opgaver bagefter.

02 · Logbogen opdaterer sig selv

Kontroller, service, billeder, afvigelser og historik samles automatisk på den enkelte bygning. Dokumentationen er dermed tilgængelig, når den skal bruges.

Dokumentationen følger bygningen og opdateres som en del af den daglige drift — også når eksterne udfører opgaven.

03 · Fejl bliver automatisk til handling

En fejl eller mangel kan oprette afledte opgaver og sende dem direkte til den rette medarbejder eller leverandør. Den person, der udfører kontrollen, behøver ikke kende hele den efterfølgende proces.

Fejlen bliver ikke bare registreret — den bliver sendt videre til den, der skal handle.

04 · Beredskabet kan aktiveres automatisk

Kritiske afvigelser kan igangsætte aftalte handlingsplaner og advisere de ansvarlige. Det kan eksempelvis være:

• Kontakt til forsikring
• Etablering af døgnvagt
• Midlertidige sikkerhedsforanstaltninger
• Andre på forhånd aftalte handlinger

Beredskabet bliver en aktiv proces — ikke et dokument, man skal finde frem, når det allerede brænder på.

05 · Eksterne dokumenterer direkte

Servicefirmaer og rådgivere kan dokumentere eftersyn og kontroller direkte i NemDKV uden tunge licens- og brugeropsætninger. Dermed har organisationen ikke kun styr på egne opgaver.

Man har også dokumentationen for det arbejde, andre udfører på bygningen.

06 · Information sendes automatisk

Ledelse, drift, rådgivere og andre relevante parter kan få de oplysninger, de skal bruge, på det rigtige tidspunkt. Ingen behøver manuelt at samle en rapport eller huske at sende en mail.

Den, der har behov for information og dokumentation, kan få den automatisk.

07 · Sporbarhed når det virkelig gælder

Tid, sted, udførende, registreringer, fejl, advisering og efterfølgende handling hænger sammen. Ved en større skade kan hele forløbet dokumenteres.

Det er her, man for alvor ser forskellen på at have registreret en opgave og at have dokumenteret en sikkerhedsproces.

Excel, SharePoint og traditionelle opgavesystemer kan meget

Og de kan være glimrende værktøjer til deres formål. Men brandsikkerhed er mere end en samling tilbagevendende opgaver.

Det afgørende er ikke, om man kan oprette en opgave og sætte en deadline. Det afgørende er, om man kan sikre, at:

• Rådgivning bliver til kontrol
• Kontrol bliver til dokumentation
• En fejl bliver til handling
• En kritisk afvigelse bliver til beredskab
• Og hele processen bliver fulgt til dørs

En specialiseret overbygning — ikke endnu et isoleret IT-system

NemDKV skal samtidig ikke være endnu et isoleret IT-system. Løsningen kan fungere som en specialiseret overbygning til kundens eksisterende opgavestyring og FM-system, så den almindelige drift fortsat håndteres i de systemer, organisationen allerede arbejder i.

Det handler ikke om de bygningsejere, der var i medierne

Vi ved ikke, om nogen af de nævnte brande kunne have været forhindret. Vi ved heller ikke, om konsekvenserne kunne have været mindre. Og vi ved ikke, hvordan de enkelte bygningsejere havde organiseret deres brandsikkerhed. Det er heller ikke pointen.

Pointen er spørgsmålet:

Hvis det brændte i en af jeres bygninger i nat – hvad kunne I så have gjort anderledes?

• Var risikovurderingen rigtig?
• Var DKV-planen opdateret?
• Var alle kontroller udført?
• Var konstaterede fejl fulgt til dørs?
• Var beredskabet klart?
• Vidste de rette personer, hvad de skulle gøre?
• Og kunne hele processen dokumenteres?

Hvis man med hånden på hjertet ikke kan svare et klart ja til det hele, er det måske værd at se nærmere på. For målet med brandsikkerhed bør ikke alene være at kunne dokumentere, hvad man gjorde.

Målet bør være at gøre alt det rigtige, før man får brug for dokumentationen.